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"LifeCare Hospitals was the first place able to heal my wounds."
-Pamela from Wisconsin

AVISO DEL HOSPITAL SOBRE PRACTICAS DE PRIVACIDAD LIFECARE HOSPITALS

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El presente aviso describe cómo LifeCare Management Services y sus hospitales podrán utilizar y pulgar la  información médica sobre usted y la forma en que usted puede acceder a dicha información. Léalo con atención.

¿Por qué el hospital me brinda este Aviso?

Este Aviso de Prácticas de Privacidad para LifeCare Hospitals (“Hospital”) se le provee a usted de conformidad con los requisitos de los Estándares para la Privacidad de la Información de Salud Inpidualmente Identificable, contemplados en la Ley de Portabilidad y Responsabilidad del Seguro de Salud (las “Normas de Privacidad de la HIPAA”). Las Normas de Privacidad de la HIPAA son leyes federales que buscan garantizar la privacidad y la confidencialidad de su información médica. Las Normas de Privacidad de la HIPAA exigen que el Hospital y sus Socios Comerciales tomen ciertas medidas para proteger la privacidad de su información médica. Este Aviso se ha preparado para informarle sobre los usos y la pulgación de su Información de Salud Protegida (PHI) (según se define a continuación) que puede hacer el hospital y asesorarle sobre sus derechos y las obligaciones legales del hospital en relación con la privacidad de su PHI. 

¿Qué es la Información de Salud Protegida?

PHI se define como la información relacionada con los estados de salud presentes o pasados que lo identifica inpidualmente o que podría utilizarse para identificarlo, que se transfiere a otra entidad o se mantiene en el hospital en forma escrita, electrónica o por cualquier otro medio.

¿El hospital tendrá acceso a mi Información de Salud Protegida?

Sí. Tendrán acceso a su PHI su médico, el personal de nuestro hospital y otras personas ajenas al mismo que participen en su atención y tratamiento con el fin de proveerle servicios de atención médica.

¿Cuándo puede el hospital utilizar o pulgar mi Información de Salud Protegida?

La ley permite que el hospital utilice o pulgue la PHI para llevar a cabo “tratamientos”, “pagos” y otras “actividades de atención médica”. No es necesario que este obtenga una autorización ni que le notifique cada vez que utilice o pulgue información de su PHI a los fines de realizar un tratamiento, un pago o actividades de atención médica. Los siguientes son ejemplos de los tipos de usos y pulgaciones de la información de su PHI que el hospital puede hacer, sin carácter excluyente.

Tratamiento: significa el suministro, la coordinación o la administración de la atención médica y servicios relacionados por parte de profesionales de la salud, lo cual incluye la coordinación o administración de dicha atención médica por parte de esos profesionales o de un tercero (por ejemplo, la aseguradora del hospital), las consultas entre médicos en relación con el paciente y su derivación de un profesional a otro para recibir atención médica. Por ejemplo: (i) el hospital puede pulgar su PHI, si fuera necesario, a una entidad de atención domiciliaria que le provea asistencia, (ii) el hospital puede pulgar su PHI a otros médicos que lo estén tratando, o (iii) se puede entregar su PHI al médico a quien se lo haya derivado para asegurarse de que éste cuente con la información necesaria para tratarlo o llegar a un diagnóstico. Además, en ciertas ocasiones, el hospital puede pulgar la información de su PHI a otro médico o profesional de la salud (por ejemplo, un especialista o laboratorio), que participe de su diagnóstico o tratamiento médico, a pedido de su primer médico. Otro ejemplo es que el hospital pulgue determinada información para que una farmacia pueda otorgarle su medicamento.

Pago: se utilizará su PHI en la medida que sea necesaria para obtener el pago por los servicios de su atención médica. Esto puede incluir ciertas actividades que su plan de seguro médico lleve a cabo antes de aprobar o pagar por los servicios médicos que el hospital recomiende para usted. Por ejemplo, determinar la elegibilidad o cobertura de prestaciones de seguro, analizar la necesidad médica de los servicios proporcionados, así como cumplir con las actividades de revisión de la utilización. Otro ejemplo consiste en obtener la aprobación para una hospitalización, lo cual puede requerir que se pulgue la información pertinente de su PHI al plan médico para que apruebe su admisión en el hospital.

Actividades de atención médica: el término “actividades de atención médica” define a cualquier otra función y actividad que el hospital lleve a cabo en conexión con la provisión de la atención médica. Dichas actividades incluyen, entre otras, las actividades de evaluación de la calidad, del desempeño de los empleados, capacitación de estudiantes de medicina y de otras profesiones de la salud, la emisión de licencias, credenciales, garantías y servicios de auditorías, además de la realización u organización de otras actividades administrativas o comerciales. Por ejemplo, el hospital puede pulgar su PHI a los estudiantes de medicina que realicen sus prácticas en las instalaciones del hospital. Además, el hospital puede utilizar una planilla de registro en la recepción del hospital, donde se le pedirá que firme y escriba su domicilio. El hospital también puede llamarlo por su nombre en la sala de espera cuando su médico esté listo para atenderlo. El hospital puede compartir su PHI con terceros o “socios comerciales” que realicen diferentes actividades (por ejemplo, información de facturación o servicios de trascripción). Cuando un acuerdo entre nuestra instalación y un socio comercial involucre la utilización o pulgación de su PHI, el hospital recurrirá a un contrato por escrito que abarque las condiciones para proteger la privacidad de la información de su PHI. 

¿Estaré incluido en el directorio del hospital? ¿Cómo se utilizará esa información?

El hospital puede incluir su nombre y número de habitación en un listado general de pacientes actuales. Dicha información, así como el número de teléfono de su habitación, puede ser pulgada a miembros del clero u otras personas que pregunten por usted por su nombre. Tiene el derecho de decidir que no lo incluyan en este listado. Si este es el caso, contacte al Funcionario de Privacidad de la instalación y se lo designará como Paciente del cual no se proporciona información.

¿El hospital puede compartir mi Información de Salud Protegida con mis amigos y familiares?

El hospital puede compartir información relacionada con su atención o con el pago por estos servicios con las personas que usted designe o con personas que, a criterio de los profesionales, serán las responsables de colaborar para que usted sea atendido o de facilitar la realización del pago por su atención. En caso de que se presente una situación urgente o de emergencia, el hospital puede compartir información sobre su ubicación y estado de salud con las partes responsables, si se estimara que es lo mejor para usted. En caso de su fallecimiento, el hospital podrá compartir información sobre su fallecimiento con familiares o amigos que estaban involucrados en su cuidado; el hospital podrá compartir información de facturación con ellos si están involucrados en el pago de su atención médica.

¿El hospital puede utilizar o pulgar mi Información de Salud Protegida con otros fines?

El hospital puede hacerlo para proporcionarle recordatorios de sus citas o información sobre alternativas de tratamiento u otros beneficios o servicios relacionados que podrían ser de su interés. Con su permiso, y si es requerido, el hospital podrá enviar resultados de inmunización a una escuela por motivos de admisión si usted asiste o asistirá a esa escuela.

¿El hospital necesita una autorización para utilizar o pulgar mi Información de Salud Protegida con otros fines?

Sí. La ley exige que el hospital obtenga su autorización para utilizar o pulgar información de su PHI con otros fines que no sean los de tratamiento, pago o actividades de atención médica y para los cuales no corresponda aplicar una excepción. “Autorización” significa su aprobación para que el hospital pulgue su PHI a una entidad o persona particular con un propósito definido. Puede revocar su autorización en cualquier momento, pero no tendrá validez si el hospital de manera razonable ya se ha basado en la autorización para pulgar o utilizar su PHI con un fin específico. Además, si usted solicita al hospital que pulgue información de su PHI a un tercero, es posible que el hospital le pida que firme una autorización para hacerlo.

¿Cuándo podría el hospital utilizar o pulgar mi Información de Salud Protegida sin mi autorización?

Como se mencionó antes, el hospital no necesita obtener su autorización para utilizar o pulgar la información de su PHI con propósitos de tratamiento, pago o actividades de atención médica. Además, en el caso de algunas excepciones la ley permite o solicita que el hospital utilice o pulgue su PHI con otros fines que no sean un tratamiento, pago o actividades de atención médica sin su autorización. En su mayoría, estos casos se permiten para promover la necesidad gubernamental de garantizar la salud y la seguridad de la población. A veces, es posible que le den la oportunidad de aceptar u objetar con anticipación la utilización o pulgación de la información. Otras veces, quizás no ocurra. En cualquier momento que el hospital realice una utilización o pulgación de este tipo, se esforzará por garantizar que cumpla con todos los requisitos previos necesarios y no excederá de los límites permitidos por ley.

Entre los tipos de usos o pulgaciones de su PHI  que pueden realizarse sin su autorización y sin darle la oportunidad de oponerse se encuentran los siguientes: si lo exige la ley; para actividades de salud pública; con propósitos relacionados con la Administración de Drogas y Alimentos (FDA); para prevenir enfermedades contagiosas o transmisibles; para conocimiento de un empleador cuando este realice evaluaciones de vigilancia médica; para abordar enfermedades laborales o lesiones en el lugar de trabajo y a los fines de la compensación de los trabajadores; a los fines de supervisiones de salud (por ejemplo, cuando el gobierno solicita cierta información al hospital para determinar su cumplimiento de las leyes pertinentes); cuando un juez o tribunal administrativo ordene la pulgación del PHI; para ayudar adecuadamente a cumplir la ley para llevar a cabo sus tareas; si lo exige la ley para informar determinados tipos de heridas u otras lesiones; si lo solicita un agente de la ley en caso de que la persona fue víctima de un delito; a los fines de identificar o ubicar a un sospechoso, fugitivo, testigo material o persona desaparecida; para que un médico legista o forense pueda identificar a una persona fallecida; para que un servicio fúnebre pueda prestar sus servicios; para realizar donaciones de tejidos, ojos u órganos cadavéricos (cuando corresponda); para realizar investigaciones clínicas que impliquen  seguir un tratamiento, en el caso de que el organismo adecuado haya determinado la importancia de realizarlo y se cumplan los requisitos para autorizar dicha investigación; para prevenir amenazas inminentes y graves a la salud o seguridad de una persona; para colaborar con las actividades y el personal de las fuerzas armadas; para cuestiones relacionadas con el servicio militar o el alta o separación de los veteranos; para cuestiones de inteligencia federal, contrainteligencia y seguridad nacional; para ayudar a determinar el estado de elegibilidad como veterano; para proteger a los funcionarios presidenciales o de alto rango; y para informar a las instituciones correccionales o a los agentes de la ley en funciones de custodios.

Existen además varios tipos de utilización o pulgación de su PHI  que el hospital puede realizar sin su autorización, siempre que, cuando sea posible, se le dé la oportunidad de estar de acuerdo o disentir antes de que estos se produzcan. Estas excepciones están muy limitadas y en general implican la pulgación de una parte restringida de su PHI, que puede realizarse con los siguientes fines, entre otros: para conservar un directorio de personas; para ayudar a familiares, amigos personales o personas que usted haya identificado para que lo asistan, para el pago de su atención o para ubicarlo; o para colaborar con el personal de ayuda en casos de catástrofes para localizarlo en caso de emergencia. Si usted no puede manifestar su acuerdo o desacuerdo para la utilización o pulgación de su PHI debido a una circunstancia de discapacidad o de emergencia, el hospital puede, en ejercicio de su criterio profesional, decidir si la pulgación es lo mejor para usted y dar a conocer sólo la parte de su PHI que sea relevante para su atención médica.

¿El hospital utilizará o pulgará mi Información de Salud Protegida con propósitos de marketing?

Si bien el hospital no planea utilizar o pulgar su PHI con ese fin, las Normas de Privacidad de la HIPAA establecen que dicha institución puede hacerlo sólo con su autorización. El hospital no venderá su PHI. El hospital podría comunicarse con usted en persona u ofrecerle algún obsequio promocional de valor nominal, en cuyo caso no sería necesaria su autorización.

¿Tengo derecho a solicitar restricciones adicionales a la utilización o pulgación de mi Información de Salud?

Sí. Tiene derecho a solicitar restricciones adicionales con relación a la utilización o pulgación de su PHI que realice el hospital además de las que estipulan las Normas de Privacidad de la HIPAA. Legalmente, el hospital no está obligado a aceptar. Sin embargo, si usted paga los servicios directamente de su bolsillo y no presenta ningún reembolso a su aseguradora, puede solicitar que limitemos la información relacionada con el pago por dichos servicios a la aseguradora y deberemos acceder a este pedido una vez que haya abonado la totalidad de los servicios. Para obtener más información o el formulario adecuado para realizar dicho pedido, contacte al Funcionario de Privacidad del hospital (las referencias se encuentran en la última página de este Aviso).

¿Puedo pedir que me envíen cierta comunicación confidencial sobre mi Información de Salud Protegida a ubicaciones alternativas?

Sí. El hospital puede enviar comunicaciones sobre su PHI de persas maneras, ya sea por correo, Internet, correo electrónico, fax o teléfono, entre otras. Si prefiere recibirlas en ubicaciones alternativas, puede contactar al Funcionario de Privacidad del hospital (las referencias se encuentran en la última página de este Aviso) para obtener el formulario de solicitud correspondiente. El hospital satisfará las solicitudes razonables y podrá pedir información sobre cómo se manejará el pago, si lo hubiere.

¿Tengo derecho a inspeccionar y recibir una copia de mi Información de Salud Protegida?

Sí. Tiene derecho a pedir y acceder para inspeccionar y recibir una copia de su PHI, que se conserva en el archivo designado del hospital, a menos que corresponda una excepción. El hospital puede negarle el acceso a su PHI si las Normas de Privacidad de la HIPAA u otra ley aplicable no estipulan que esté a su disposición. Por ejemplo, no tiene derecho a acceder a la información recopilada por el hospital para su utilización en un procedimiento civil, penal o administrativo, o en previsión del mismo.

Usted tiene el derecho de exigir una copia de su PHI en un formato electrónico, como por ejemplo, un CD. Si es técnicamente posible, produciremos una copia en formato electrónico. De no ser posible, se la otorgaremos en formato papel. Si su historia clínica está primariamente contenida en una historia clínica electrónica, le otorgaremos, si lo desea, una copia en un formato electrónico legible. 

Usted puede solicitar al hospital trasmitir electrónicamente su PHI a un tercero. Este pedido debe ser realizado por escrito, con su firma, y debe designar a quién y dónde desea que su información sea enviada. Contacte al Funcionario de Privacidad para más asistencia con este pedido.

El hospital puede cobrarle una tarifa razonable, en función de los costos, por realizar cualquier copia electrónica o en papel (incluido el costo de los insumos y la mano de obra) de cualquier parte de su PHI que necesite, así como los costos de envío y los asociados con la preparación de una explicación o resumen de su PHI para responder de manera adecuada a su pedido de acceso (a menos que exista un impedimento conforme a una ley estatal u otra ley aplicable). Si desea solicitar acceso a su PHI, notifique al Funcionario de Privacidad del hospital (ver información en la última página de este Aviso) para completar los formularios correspondientes. En el momento en que se reciba una solicitud válida, el hospital cuenta con tiempo razonable, no superior a los 30 días, para preparar y garantizar el acceso a inspeccionar u obtener una copia de la PHI. 

¿Tengo derecho a solicitar una enmienda a mi Información de Salud Protegida?

Sí. Tiene derecho a solicitar que el hospital enmiende su PHI en su archivo designado. El hospital se reserva el derecho de denegar, en parte o en su totalidad, las solicitudes de enmiendas cuya aceptación no sea exigida por las Normas de Privacidad de la HIPAA. Por ejemplo, el hospital puede rechazar una solicitud de enmienda cuando la PHI en cuestión contenga datos completos y precisos. Si desea solicitar una rendición de cuentas de su PHI, notifique al Funcionario de Privacidad del hospital (ver información en la última página de este Aviso) para completar los formularios correspondientes.

¿Tengo derecho a una rendición de cuentas con relación a las pulgaciones que haga el hospital de mi Información de Salud Protegida?

Sí. Tiene derecho a solicitar y obtener una rendición de cuentas adecuada en relación con las pulgaciones que realice el hospital de su PHI hasta los seis años anteriores a la fecha en la cual se solicita dicha rendición de cuentas. El hospital no está obligado a rendir cuentas por todos los usos y pulgaciones de la PHI que realice. Por ejemplo, no está obligado a suministrar una rendición de cuentas por las pulgaciones realizadas con fines de tratamiento, pago o actividades de atención médica, o en el caso de pulgaciones realizadas con su autorización. Además, se reserva el derecho de limitar esta acción a las pulgaciones realizadas después de la fecha de entrada en vigencia de las Normas de Privacidad de la HIPAA.

El hospital le proporcionará su primera rendición de cuentas sin cargo. Si solicita rendiciones de cuentas adicionales dentro de los 12 meses, puede cobrarle una tarifa razonable sobre la base de los costos. Cuando usted solicite una rendición de cuentas posterior, el hospital le dará la información sobre las tarifas y usted podrá retirar o modificar su solicitud si así lo desea. Si desea solicitar una rendición de cuentas de su PHI, notifique al Funcionario de Privacidad del hospital (ver información en la última página de este Aviso) para completar los formularios correspondientes.

¿Cómo puedo saber si ocurre una violación a mi Información de Salud Protegida?

El hospital lo notificará por escrito si ocurre una violación a su Información de Salud Protegida no asegurada, a menos que la investigación revele una baja probabilidad de que la información de salud protegida haya sido comprometida, o salvo que la situación caiga dentro de una excepción legal.

¿Cuáles son las excepciones legales para las notificaciones acerca de una violación de mi Información de Salud Protegida?

Las Reglas de Privacidad dictaminan que ciertos usos o pulgaciones de la PHI no requieren notificación inpidual en tres instancias específicas:

• Cuando hay una adquisición, acceso, uso o pulgación de la PHI sin intención por parte de un empleado o compañía representante que ocurra en el transcurso de sus labores normales y no resulte en un futuro uso o pulgación en una manera que viole la regla.

• Una pulgación inadvertida por alguna entidad cubierta por la HIPAA (tales como un hospital o médico) a otra entidad cubierta por la HIPaA (tales como un hospital o médico) que no resulte en futuros usos o pulgaciones.

• Una pulgación donde el Hospital cree de buena fe que el receptor podría no haber retenido la información.

Si tengo una objeción con relación a la forma en que se maneja mi Información de Salud Protegida, ¿puedo presentar un reclamo?

Sí. El hospital cuenta con procedimientos en vigor para recibir y resolver reclamos. Si cree que el hospital ha violado sus derechos de privacidad o ha actuado irregularmente en el cumplimiento de sus obligaciones respecto de las Normas de Privacidad de la HIPAA, puede presentar un reclamo ante el Funcionario de Privacidad del hospital mediante una carta por escrito que deberá enviar al hospital dirigida a: Funcionario de Privacidad.

El hospital le solicita que intente solucionar su reclamo mediante estos procedimientos, dado que es el mejor medio para responderlo. Sin embargo, si cree que el hospital ha violado sus derechos de privacidad, usted puede además presentar un reclamo ante la Oficina de Derechos Civiles (OCR) del Departamento de Salud y Servicios Sociales (HHS) de los Estados Unidos Puede contactar a la OCR del HHS en la siguiente dirección: Medical Privacy, Complaint pision, Office of Civil Rights, United States Department of Health and Human Services, 200 Independence Avenue, S.W., Room 509F, HHH Building, Washington, D.C. 20201, Línea directa de voz (800)368-1019, Dirección de Internet www.hhs.gov/ocr.

Las políticas y procedimientos del hospital prohíben las represalias contra una persona que haya presentado un reclamo de privacidad, ante nosotros o ante la OCR del HHS. Si cree que se han tomado represalias contra usted por haber presentado un reclamo ante nosotros o ante la OCR del HHS, comuníquese de inmediato con el Funcionario de Privacidad del hospital para que la institución se ocupe del tema de la manera adecuada.

¿El hospital puede enmendar este Aviso?

Sí. El hospital está obligado a respetar las condiciones de este Aviso. Puede modificarlos en cualquier momento. El nuevo aviso estará vigente para toda PHI que mantenga el hospital en ese momento. A su pedido, el hospital le proporcionará todas las prácticas de Avisos de Privacidad corregidas. Puede solicitar el Aviso de Prácticas de Privacidad corregido en nuestro sitio web www.lifecare-hospitals.com, si llama y solicita el envío por correo de una copia corregida o si la solicita en persona la próxima vez que visite la institución.

¿Puedo obtener una copia impresa de este Aviso?

Sí. Tiene derecho a solicitar y recibir una copia impresa de este Aviso. Si recibió este Aviso por Internet o correo electrónico y desea recibir una copia impresa, contáctese con el Funcionario de Privacidad del hospital (ver información en la última página de este Aviso).

¿Qué debo hacer si tengo dudas adicionales que no se responden en este Aviso?

Si tiene dudas, inquietudes o problemas relacionados con la privacidad de su PHI que no se mencionen en este Aviso, contáctese con el Funcionario de Privacidad del hospital (las referencias se encuentran en la última página de este Aviso).

¿Cómo contacto al Funcionario de Privacidad del hospital?

Usted puede enviar al Funcionario de Privacidad del hospital una carta por escrito, dirigida a: Funcionario de Privacidad (vea documento adjunto).

¿Cuál es la fecha de entrada en vigencia de este Aviso?

Este aviso entra en vigencia a partir del 23 de septiembre de 2013.

LifeCare Hospitals of Chester County
400 East Marshall Street
West Chester, PA 19380-3314
484-826-0400

LifeCare Hospitals of Pittsburgh
225 Penn Avenue
Pittsburgh, PA 15221
412-247-2424

LifeCare Hospitals of North Texas - Dallas
1950 Record Crossing Road
Dallas, TX 75235
214-640-9600

LifeCare Hospitals of North Carolina
1051 Noell Drive
Rocky Mount, NC 27804
252-451-2300

LifeCare Hospitals of Dayton
4000 Miamisburg-Centerville Road
Miamisburg, OH 45342
937-384-8300

LifeCare Hospitals of North Texas - Plano
6800 Preston Road
Plano, TX 75024
214-473-8822

Colorado Acute Long Term Hospital (Denver)
1690 N. Meade Street - Attn: Reception Desk
Denver, CO 80204
303-264-6900

LifeCare Hospitals of San Antonio
8902 Floyd Curl Drive
San Antonio, TX 78240-1681
210-690-7000

LifeCare Hospitals, LLC (Shreveport)
9320 Linwood Avenue
Shreveport, LA 71106
318-688-8504

Tahoe Pacific Hospital Administrative Office
449 South Virginia, Suite 400
Reno, NV 89501
775-355-5970

LifeCare Hospitals of South Texas - McAllen
2001 South "M" Street
McAllen, TX 78503
956-688-4300

LifeCare Hospitals of Wisconsin
2400 Golf Road
Pewaukee, WI 53072
262-524-2600

Complex Care Hospital at Ridgelake (Sarasota)
6150 Edgelake Drive
Sarasota, FL 34240
941-342-3000

LifeCare Hospitals of North Texas - Fort Worth
6201 Overton Ridge Blvd.
Fort Worth, TX 76132
866-537-2273

LifeCare Hospitals of Mechanicsburg
4950 Wilson Lane
Mechanicsburg, PA 17055
717-697-7706

Complex Care Hospital at Tenaya
2500 North Tenaya Way
Las Vegas, NV 89128
702-562-2021

LifeCare Specialty Hospital of N Louisiana
1401 Ezell Street
Ruston, LA 71270
318-251-3126

LifeCare Hospitals of Pittsburgh-Monroeville
2380 McGinley Road
Monroeville, PA 15146
412-856-2400 or 877-937-7342

 

 

 

To learn more about Charity Care eligibility, please contact the Business Office at 303-264-6854.

I. Policy

Colorado Acute Long Term Hospital ("CALTH") is committed to providing care to persons in the community that have medical conditions that require long term acute care after illness, injury or disease. The hospital strives to ensure that the financial capacity of people who need health care services does not prevent them from seeking or receiving care. Accordingly, this written policy:

  • Includes eligibility criteria for financial assistance
  • Describes the basis for calculating amounts charged to patients eligible for financial assistance under this policy
  • Describes the method by which patients may apply for financial assistance
  • Describes how the hospital will publicize the policy within the community served by the hospital
  • Limits the amounts that the hospital will charge for medically necessary care provided to individuals eligible for financial assistance to amount generally billed (received by) the hospital for commercially insured or Medicare patients

Charity is not considered to be a substitute for personal responsibility. Patients are expected to cooperate with CALTH's procedures for obtaining charity or other forms of payment or financial assistance, and to contribute to the cost of their care based on their individual ability to pay. Individuals with the financial capacity to purchase health insurance shall be encouraged to do so, as a means of assuring access to health care services, for their overall personal health, and for the protection of their individual assets. In order to manage its resources responsibility and to allow CALTH to provide the appropriate level of assistance to persons in need, CALTH establishes the following guidelines for the provision of patient charity.

II. Definitions

For the purpose of this policy, the terms below are defined as follows:

Charity Care: Healthcare services that have been or will be provided but are never expected to result in cash inflows. Charity care results from a provider's policy to provide healthcare services free or at a discount to individuals who meet the established criteria.

Family: Using the Census Bureau definition, a group of two or more people who reside together and who are related by birth, marriage, or adoption. According to Internal Revenue Service rules, if the patient claims someone as a dependent on their income tax return, they may be considered a dependent for purposes of the provision of financial assistance.

Family Income: Family Income is determined using the Census Bureau definition, which uses the following income when computing federal poverty guidelines:

  • Includes earnings, unemployment compensation, workers' compensation, Social Security, Supplemental Security Income, public assistance, veterans' payments, survivor benefits, pension or retirement income, interest, dividends, rents, royalties, income from estates, trusts, educational assistance, alimony, child support, assistance from outside the household, and other miscellaneous sources;
  • Noncash benefits (such as food stamps and housing subsidies) do not count;
  • Determined on a before-tax basis;
  • Excludes capital gains or losses; and
  • If a person lives with a family, includes the income of all family members (Non-relatives, such as housemates, do not count).

Uninsured: The patient has no level of insurance or third party assistance to assist with meeting his/her payment obligations.

Underinsured: The patient has some level of insurance or third-party assistance but still has out-of-pocket expenses that exceed his/her financial abilities.

Gross Charges: The total charges at the organization's full established rates for the provision of patient care services before deductions from revenue are applied.

Medically necessary: As defined by Medicare (services or items reasonable and necessary for the diagnosis or treatment of illness or injury).

III. Procedures

A. Services Eligible Under this Policy. For purposes of this policy, "charity" or "financial assistance" refers to healthcare services provided by CALTH without charge or at a discount to qualifying patients. The following healthcare services are eligible for charity:

  • Services for a condition which, if not promptly treated, would lead to an adverse change in the health status of an individual;
  • Non-elective services provided in response to life-threatening circumstances in a non-emergency room setting; and
  • Medically necessary services, evaluated on a case-by-case basis at CALTH's discretion.



B. Eligibility for Charity. Eligibility for charity will be considered for those individuals who are uninsured, underinsured, ineligible for any government health care benefit program, and who are unable to pay for their care, based upon a determination of financial need in accordance with this Policy. The granting of charity shall be based on an individualized determination of financial need, and shall not take into account age, gender, race, social or immigrant status, sexual orientation or religious affiliation.

C. Method by Which Patients May Apply for Charity Care.

1. Financial need will be determined in accordance with procedures that involve an individual assessment of financial need; and may

  • Include an application process, in which the patient or the patient's guarantor are required to cooperate and supply personal, financial and other information and documentation relevant to making a determination of financial need;
  • Include the use of external publically available data sources that provide information on a patient's or a patient's guarantor's ability to pay (such as credit scoring);
  • Include reasonable efforts by CALTH to explore appropriate alternative sources of payment and coverage from public and private payment programs, and to assist patients to apply for such programs;
  • Take into account the patient's available assets, and all other financial resources available to the patient; and
  • Include a review of the patient's outstanding accounts receivable for prior services rendered and the patient's payment history.

2. It is preferred but not required that a request for charity and a determination of financial need occur prior to rendering of non-emergent medically necessary services. However, the determination may be done at any point in the collection cycle. The need for financial assistance shall be re-evaluated at each subsequent time of services if the last financial evaluation was completed more than a year prior, or at any time additional information relevant to the eligibility of the patient for charity becomes known.

3. CALTH's values of human dignity and stewardship shall be reflected in the application process, financial need determination and granting of charity. Requests for charity shall be processed promptly and CALTH shall notify the patient or applicant in writing within thirty (30) days of receipt of a completed application.

D. Eligibility Criteria and Amounts Charged to Patients. Services eligible under this Policy may be made available to the patient on a sliding fee scale, in accordance with financial need, as determined in reference to Federal Poverty Levels (FPL) in effect at the time of the determination. Eligibility determination shall be made once all other funding sources such as Medicare, Medicaid, Commercial/Managed Care plans and third party reimbursement are exhausted and the patient continues to meet medical necessity and is unsafe to discharge to a lower level of care. Patients without an initial adequate funding source shall not be considered for admission under this charity care policy. Once a patient has been determined by CALTH to be eligible for financial assistance, that patient shall not receive any future bills based on undiscounted gross charges. The basis for the amounts CALTH will charge patients qualifying for financial assistance is as follows:

  • Patients whose family income is at or below 250% of the FPL are eligible to receive services at amounts no greater than the amounts generally billed to (received by the hospital for) commercially insured or Medicare patients; and
  • Patients whose family income exceeds 250% of the FPL may be eligible to receive discounted rates on a case-by-case basis based on their specific circumstances, such as catastrophic illness or medical indigence, at the discretion of CALTH; however the discounted rates shall not be greater than the amounts generally billed to (received by the hospital for) commercially insured or Medicare patients.

E. Communication of the Charity Program to Patients and Within the Community.

Notification about charity available from CALTH, which shall include a contact number, shall be disseminated by CALTH by various means, which may include, but are not limited to, the publication of notices in patient bills and in the admissions packet, at the admitting and registration department, hospital business office, and patient financial services offices that are located on facility campus, and at other public places as CALTH may elect. CALTH also shall publish and publicize a summary of this charity care policy on the facility website and at other places within the community served by the hospital as CALTH may elect. Such notices and summary information shall be provided in the primary languages spoken by the population serviced by CALTH. Referral of patients for charity may be made by any member of the CALTH staff or medical staff, including physicians, nurses, financial counselors, social workers, case managers, chaplains, and religious sponsors. A request for charity may be made by the patient or a family member, close friend, or associate of the patient, subject to applicable privacy laws.

F. Relationship to Collection Policies.

CALTH management shall develop policies and procedures for internal and external collection practices (including actions the hospital may take in the event of non-payment, including collections action and reporting to credit agencies) that take into account the extent to which the patient qualifies for charity, a patient's good faith effort to apply for a governmental program or for charity from CALTH, and a patient's good faith effort to comply with his or her payment agreements with CALTH. For patients who qualify for charity, CALTH may offer extended payment plans and will not commence collection activities for at least thirty (30) days past the due date of any scheduled payment that is not paid in full for the first late payment. CALTH will not impose extraordinary collections actions such as wage garnishments; liens on primary residences, or other legal actions for any patient without first making reasonable efforts to determine whether that patient is eligible for charity care under this financial assistance policy. Reasonable efforts shall include:

  • Validating that the patient owes the unpaid bills and that all sources of third-party payments have been identified and billed by the hospital;
  • Documentation that CALTH has or has attempted to offer the patient the opportunity to apply for charity care pursuant to this policy and that the patient has not complied with the hospital's application requirements;
  • Documentation that the patient has been offered a payment plan but has not honored the terms of that plan.

G. Regulatory Requirements.

In implementing this Policy, CALTH shall comply with all other federal, state, and local laws, rules, and regulations that may apply to activities conducted pursuant to this Policy.

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